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FAQ – Kundenportal

Wir möchten, dass die Arbeit im Cloudflow Kundenportal für Sie so einfach wie möglich ist.

Bevor Sie sich an Ihren Kundenbetreuer wenden, werfen Sie einen Blick auf die Antworten zu den häufigsten Fragen unserer Kunden. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen Ihnen, das Projekt schnell freizugeben und für die Produktion zu übergeben.

Erste Schritte und Anmeldung (Onboarding)

Wenn Sie unser Kunde sind, können Sie kostenlos Zugang zum Kundenportal erhalten. Wir richten den Zugang auf Ihren Wunsch hin ein. Um ihn zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer. Nach Eingang Ihrer Anfrage erstellt unser Team die Benutzer im System und generiert Passwörter für die Erstanmeldung.

Sollten Sie Ihr Passwort verloren oder vergessen haben, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Kundenbetreuer. Unser Support-Team wird umgehend ein neues Passwort für Ihr Konto generieren und Ihnen zukommen lassen.

Die häufigste Ursache dafür sind interne Netzwerksperren in Ihrem Unternehmen.

Lösung: Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung und bitten Sie darum, die Webadresse unseres Portals zur sogenannten Positivliste (Whitelist / vertrauenswürdige Websites) hinzuzufügen.

Sollte das nicht helfen, geben Sie uns Bescheid – unsere R&D-Abteilung hilft Ihnen schnell bei der Behebung des Problems.

Ja, Sie haben zwei Möglichkeiten, Kollegen einzubinden:

  • Hinzufügen eines Freigabekontakts (ohne Erstellung eines Kontos): Sie können die Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter selbstständig im Kundenportal hinzufügen. Diese Personen erhalten Links zur Freigabe bestimmter Artworks, besitzen jedoch kein eigenes Konto im Portal.
  • Hinzufügen eines ständigen Benutzers im Kundenportal: Die Erstellung vollständiger Benutzerkonten erfolgt über uns. Wenn Sie möchten, dass jemand aus Ihrem Unternehmen dauerhaften Zugriff und ein eigenes Konto im Portal erhält, informieren Sie uns einfach – wir erstellen den Benutzer und generieren die Anmeldedaten.

Arbeit mit Dateien und der Freigabeprozess

Sobald unser Grafiker das Projekt vorbereitet hat, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung:

Was zu tun ist: Klicken Sie in der E-Mail auf die gelbe Schaltfläche „ÖFFNEN“, um direkt zum Prüfwerkzeug (Proofscope) zu gelangen. Sie finden das Projekt nach der Anmeldung im Kundenportal auch direkt auf der Startseite.

Absender: cloudflow@preston.pl

Betreff: PRESTON – Projekt zur Freigabe KPXXXX_JJJJ (wobei die Endung Ihre Laufkartennummer ist, z. B. KP1274_2023).

Alle Projekte, die Ihre Bearbeitung erfordern, finden Sie nach der Anmeldung im Reiter „Zur Freigabe“ (oder Wartende Freigaben) auf Ihrem Haupt-Dashboard.

Nach der Freigabe des Layouts ändert sich dessen Status und Sie erhalten gleichzeitig eine E-Mail zur Bestätigung der Projektfreigabe. Die Information geht außerdem sofort an Ihren Kundenbetreuer und das Prepress-Studio. Der Auftrag geht in die nächste Phase der Auftragsabwicklung über.

⚠️ WICHTIG: Bitte überprüfen Sie die Datei jedes Mal sehr sorgfältig, bevor Sie auf Freigeben klicken – einschließlich der Richtigkeit aller Inhalte, des grafischen Layouts und der Ebenen. Nach der Freigabe können keine Änderungen mehr vorgenommen werden, da der Ausführungsprozess ab diesem Zeitpunkt bereits läuft.

Wenn das Projekt Korrekturen erfordert, tragen Sie Ihre Anmerkungen direkt in Form von Notizen im Projekt ein. ACHTUNG: Vor dem Ablehnen des Layouts ist das Anbringen von Korrekturen in Form von Notizen erforderlich. Klicken Sie anschließend auf die rote Schaltfläche „Ablehnen“. Die Ablehnungsinformation und Ihre Anmerkungen werden automatisch an den Grafiker und Ihren Kundenbetreuer weitergeleitet. Auf dieser Grundlage bereiten wir eine korrigierte Version für Sie vor.

Nein. Das System sorgt dafür, dass Grafiker nicht raten müssen, was korrigiert werden muss. Die Schaltfläche „ABLEHNEN“ funktioniert erst, wenn Sie zuvor mindestens eine Notiz mit der Fehlerbeschreibung im Projekt angebracht haben.

So fügen Sie eine Notiz hinzu: Klicken Sie in der oberen Leiste auf das Symbol „Notizen“ (gelber Zettel), klicken Sie auf die Stelle in der Grafik, an der sich der Fehler befindet, geben Sie Ihren Kommentar ein und klicken Sie auf „Notiz speichern“.

Die Schaltfläche „Delegieren“ im Reiter ZUR FREIGABE ermöglicht es Ihnen, andere Personen aus Ihrem Unternehmen oder von außerhalb in den Prozess einzubinden.

Wählen Sie einfach einen Benutzer aus der Liste aus und entscheiden Sie sich für einen von 3 praktischen Modi:

  • Freigaberecht auf eine andere Person übertragen: Sie übergeben die volle Entscheidungsgewalt an einen Kollegen / eine Kollegin und verlieren selbst die Möglichkeit, auf „Freigeben/Ablehnen“ zu klicken.
  • Benutzer mit Freigaberecht hinzufügen: Das Projekt wird erst freigegeben, wenn sowohl Sie als auch die angegebene Person auf „Freigeben“ klicken.
  • Benutzer ohne Freigaberecht hinzufügen (Empfohlen für Konsultationen): Ihr Mitarbeiter kann das Projekt einsehen und eigene Notizen/Vorschläge hinzufügen, kann die Datei jedoch nicht selbst freigeben oder ablehnen. Die finale Entscheidung liegt bei Ihnen.

Proofscope ist ein leistungsstarkes, professionelles Online-Werkzeug. Ohne Installation von Programmen können Sie darin Folgendes überprüfen:

  • Farbauszüge (Separationen), einschließlich Sonder- und technischen Farben
  • Exakte Überlagerung des Stanzgitters auf der Grafik
  • Inhalt des Barcodes
  • Projektdaten: Abmessungen, Material, Druckart, geplante Veredelungen und weiterverarbeitende Schritte

Wir empfehlen ausschließlich die Nutzung der Datei, die über den Link in der E-Mail heruntergeladen wird!

  • Datei aus dem E-Mail-Link (Empfohlen): Dies ist eine vollständige, professionelle Produktions-PDF-Datei. Sie behält alle ursprünglichen Ebenen, das Stanzgitter sowie Sonderfarben (Pantone/technische Farben) bei.
  • Aus dem Proofscope-Fenster heruntergeladene Datei: Dies ist lediglich eine vereinfachte, komprimierte Vorschauversion. Aufgrund der Bildflachrechnung und Farbrasterung empfehlen wir diese Version nicht, da sie zu Missverständnissen bei der Beurteilung von Details und Farbgebung des Projekts führen kann.

Sie können die vollständige Produktions-PDF-Datei auf zwei Arten herunterladen:

Per E-Mail: Klicken Sie auf den Link „Freigabelayout“ im Text der Benachrichtigungs-E-Mail über die Erstellung des Layouts oder die Bestätigung der Dateifreigabe.

Über das Kundenportal: Rufen Sie den Reiter „Projekte“ auf, suchen Sie das gewünschte Projekt und klicken Sie im Freigabebereich auf das Symbol „Herunterladen“.

Alle Dateien befinden sich im Reiter „Projekte“. Dort finden Sie ein vollständiges Archiv, unterteilt in übersichtliche Status: In Bearbeitung, Abgeschlossen, Storniert und Entwürfe. Sie haben rund um die Uhr (24/7) Zugriff darauf.

Erstellen von Projektkarten

Das ist ganz einfach!

  1. Melden Sie sich im Kundenportal an und gehen Sie zum Reiter „Meine Dateien“.
  2. Laden Sie die Datei von Ihrem Computer hoch (per Drag-and-Drop oder durch Auswahl von der Festplatte).
  3. Nach dem Hochladen können Sie auf dieser Grundlage sofort eine neue Projektkarte erstellen oder die Datei einem bereits bestehenden Projekt bzw. einem offenen Preisangebot zuordnen.